英語メール例
メールの件名
Section titled “メールの件名”| MTG | Meeting Request | 会議（参加・設定）依頼 |
|---|---|---|
| Meeting on Jun. 20 – Confirmation of Schedule | 6 月 20 日会議のスケジュール確認 | |
| Product Meeting Feb.10 – Meeting Minutes | 2 月 10 日商品会議の議事録 | |
| Invitation for July 6th Conference Call | 7 月６日テレカンの招待 | |
| 状況報告 | Project Updates | プロジェクト状況報告 |
| 依頼 | Request for corporate brochure | 会社案内送付のお願い |
| 緊急 | Urgent:～ | 至急： |
| お詫び | Apology for the delay in release | リリースの遅れに関するお詫び |
| Apologies | お詫び（全般） | |
| Materials for our meeting on XXX（日付） | X 月 X 日ミーティング用の資料（MTG で使用する資を事前に送付する場合） |
宛名「Dear Mr./Ms. XXX」が無難。相手よっては敬称 Dr./Prof.
Section titled “宛名「Dear Mr./Ms. XXX」が無難。相手よっては敬称 Dr./Prof.”| Dear Mr. John Smith,（Dear＋敬称＋フルネーム） | フォーマル。初めて出す相手など | |
|---|---|---|
| Dear Ms. Willson,（Dear＋敬称＋姓） | フォーマル＆一般的 | |
| Mr. Smith,（Dear なし、敬称＋姓） | ややカジュアル。何度か続けてやり取りしている相手 | |
| Dear Sara,（Dear＋名） | カジュアル。親しい相手 | |
| 部署宛て | Dear Customer Service,（Dear＋部署名） | カスタマーサービス御中 |
| 役職名で出す | Dear Sales Manager, （Dear＋役職名） | “営業部長様 （名前が分かっていれば、「Dear Mr./Ms. XXX」のほうがよい）“ |
| 相手が不明 | To whom it may concern: | 誰宛てに出せばよいか分からない。漠然と「ご担当者様」のような感じ |
| 相手の名前が不明 | Dear Sir, / Dear Madam, /Dear Sir or Madam, | 特定の人宛てだが、名前が分からない（相手が男性なら「Sir」、女性なら「Madam」、性別も分からなければ「Sir or Madam」) |
挨拶・オープニング
Section titled “挨拶・オープニング”| 初めてのメール | I am Taro Sato* from Hoge Corporation in charge of XXX. | Hoge で XXX を担当しております佐藤太郎と申します。 |
|---|---|---|
| I am Taro Sato from XYZ Division at Hoge Corporation. | Hoge XYZ 部の佐藤太郎と申します。 | |
| メールへの返信 | Thank you for your prompt reply. | 迅速なお返事ありがとうございます。 |
| Thanks for your email. | メールをありがとうございます。 | |
| Thank you for the update. | （進捗報告、追加の連絡など）お知らせありがとうございます。 | |
| Thank you for your interest in our service. | 当社のサービスにご関心をお寄せいただき、ありがとうございます。 | |
| Thank you for your help. | お力を貸していただき、ありがとうございました。 | |
| Sorry for my late reply.（ややフランク） | お返事が遅くなり、すみません。 | |
| “My apologies for the delay. （ややフランク。Please accept my apologies for～とすると丁寧） | 遅くなってすみません。 | |
| 近況・ COVID 19 | I hope this email finds you well. | お元気でお過ごしのことと思います。 |
メールの目的（用件）
Section titled “メールの目的（用件）”| 使い回せるフレーズ | I would like to～ | ～したい |
|---|---|---|
| I would like to arrange a meeting with you and your team. | ||
| I would like to confirm my appointment on July 1. | ||
| I am writing to～ | ～したく、メールを差し上げています。 | |
| I am writing to follow up on what we discussed in our meeting. | ||
| I am writing to ask you if you could send us the presentation slides beforehand. | ||
| I am writing to give you an update of this project. | ||
| I am writing to let you know that our meeting has been canceled. | ||
| I am writing to inquire about～ | ||
| I am writing in reference to～（in reference to のかわりに with regard to でも） | ～の件でメールを差し上げています。 | |
| I am writing in reference to the upcoming seminar scheduled on July 6. | ||
| This is to～ | このメールの目的は～です。 | |
| This is to confirm that the deadline for submitting your designs is Aug. 5. | ||
| This is to remind you that our meeting will be at 16:00 JPT on Oct. 3. | ||
| 添付、送付する | Here～ | ～をお送りします／ご覧ください。 |
| Here are the meeting minutes from our last working-level meeting on Feb. 10. | 前回（2月 10 日）の実務者会議の議事録をお送りします。 | |
| I am sending you ～ | ～をお送りします。 | |
| I have attached XXX to this e-mail. | ～を添付いたしました。 | |
| 通知する | Just a quick note to tell you/remind you/confirm that～（ややフランク） | ～を簡単にお伝えしたく／念のため／確認まで。 |
| Please note that ～ | ～をご承知おきください。 | |
| Please be informed that ～ | ～をご承知おきください。 | |
| 良い知らせ | We are happy to inform you that～ | ～をお知らせいたします。 |
| We are pleased to announce that～ | ～をお知らせいたします。 | |
| 悪い知らせ | We are sorry to inform you that～ | 残念ながら、～をお知らせいたします。 |
| I regret to inform you that～ | 残念ながら、～をお知らせいたします。 | |
| Unfortunately, there has been a change of plans. | 残念ながら、予定に変更がございます。 | |
| I am afraid we have to reschedule our meeting next week. | 来週のミーティングの日程を変更する必要があります。 | |
| MTG 設定 | May I ask for some possible dates? | ご都合の良い日をいくつかお知らせいただけますか。 |
| Can you let me know if either of the following dates will work for you? | 以下の日にちのいずれかでいかがでしょうか。 | |
| Please let me know if it is not convenient for you. | ご都合が悪いようでしたら、お知らせください。 | |
| 欠席 | I’m afraid I will not be able to attend the meeting due to～ | ～のため、会議に出席することができません。 |
| 送ってほしい | Could you please send me～? | ～をお送りいただけますか。 |
| I would greatly appreciate it if you could provide me with～ | ～をご提供いただけますと幸いに存じます。 | |
| 間際の連絡 | I apologize for the short notice. | 急な連絡で申し訳ありません。 |
| お詫び | We are deeply sorry for the inconvenience. | ご不便をお掛けして、誠に申し訳ございません。 |
| I sincerely apologize for causing such trouble. | このようなご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫びいたします。 | |
| We would like to apologize for any inconvenience caused. | ご不便をお掛けしましたこと、お詫びいたします。 | |
| Sorry for sending the materials at the last minute. | 資料の送付が（MTG の直前など）ぎりぎりになってしまいすみません。(ややフランク。I am sorry for～の方がもう少し丁寧。materials の代わりに slides, documents も OK） |
詳細（必要に応じて、用件の詳細情報を入れます）
Section titled “詳細（必要に応じて、用件の詳細情報を入れます）”| We would like to finalize the product requirements for this project so that we can start estimating how long it will take to develop this feature. | 当該機能の開発にかかる期間の算定に移れるよう、本製品プロジェクトの要件を確定したく存じます。 | |
|---|---|---|
| We are currently working to solve the problem and hope to make a deliver by the end of this week. | 現在、障害を解消し、今週中にお届けできるよう対応しております。 | |
| Please confirm if Ms. XXX is available at the scheduled time. | XXX さんが予定した時間に出席いただけることをご確認ください。 |
クロージング
Section titled “クロージング”| We sincerely appreciate your timely response.（やや硬） | 迅速なお返事・ご対応をお願いいたします。 | |
|---|---|---|
| I hope this is helpful information. Please do not hesitate to be in touch with additional questions. | この情報がお役に立ちましたら幸いです。ほかにご不明な点がございましたら、ご遠慮なくお知らせください。 | |
| Please do not hesitate to be in touch at any time. | いつでもお気軽にご連絡ください。 | |
| If you have any questions or concerns, please do not hesitate to let me know. | ご不明な点などございましたら、ご遠慮なくお知らせください。 | |
| If I can be of any further assistance, pleas let me know. | ほかに何かお役に立てることがございましたら、お申し付けください。 | |
| I am looking forward to working with you. | ご一緒にお仕事できるのを楽しみにしています。 | |
| I look forward to seeing you at the seminar. | セミナーでお目にかかれるのを楽しみにしています。 | |
| I appreciate your continuous support. | 引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。 | |
| Thank you for your patience. | ご容赦のほどよろしくお願いいたします。／今しばらくお待ちいただきますよう、お願いいたします。 | |
| Please let us know your opinions on XX. | XX についてご意見をお待ちしています。 | |
| Please inform us of the current situation. | 現状をお知らせください。 | |
| COVID-19 | Best wishes for continued health to you and your family.（やや硬） | あなたとご家族の健康をお祈りしています。 |
| Stay safe!（ややフランク） | お気をつけて／ご無事で／お元気で。 |
結び（結辞） 迷ったら「Regards」か「Best regards」が無難。カンマも忘れずに
Section titled “結び（結辞） 迷ったら「Regards」か「Best regards」が無難。カンマも忘れずに”| Yours sincerely,（フォーマル【高】） | 相手の名前が分かっている場合のみ使用可 |
|---|---|
| Yours faithfully,（フォーマル【高】） | “相手の名前が分からない場合（Dear Sir/Madam/Sir or Madam で始めた場合。英国式）“ |
| Best regards,（フォーマル【中】＆一般的） | Regards より親しみがこもった言い方 |
| Regards,（フォーマル【中】＆一般的） | シンプルで中立的 |
| Kind regards,（フォーマル【中】） | |
| Thank you,（カジュアル） |